Firma

Was hier gepflegt wird

Das Firmenprofil ist die Basis für fast alles andere — Anrede in PDFs, Standardwerte für Formulare, Compliance-Berechnungen, NIS2-Klassifizierung. Erreichbar über die Sidebar „Notfallhandbuch → Firma".

Pflichtfelder

• Name — wird im Sidebar-Header und im PDF-Footer gezeigt (es sei denn, Sie pflegen einen abweichenden Anzeigenamen unter Branding).
• Branche — definiert, welche Branchen-Templates angeboten werden und welche Standard-Szenarien Sinn machen.
• Rechtsform — GmbH, GbR, e. K., AG usw. — wirkt sich auf Impressum-Empfehlungen aus.
• Mitarbeiterzahl — auch wichtig für NIS2-Klassifizierung (ab 50 MA wird's relevant).
• Standorte-Anzahl — meist über die Standorte-Liste automatisch ermittelt, kann aber manuell überschrieben werden.

Optional, aber sehr empfehlenswert

• Aufsichtsbehörde Datenschutz — Wählen Sie die zuständige Behörde aus den hinterlegten Karten oder erfassen Sie eine eigene Eingabe. Wird in Krisen-Vorlagen für DSGVO-Meldungen automatisch eingesetzt.
  • Auswahl per Karte: Alle 16 Landes-DPAs + BfDI sind als Karten gelistet (Kurzname, Bundesland, Sitz, Telefon). Ein Klick auf eine Karte übernimmt Name, Telefon und Website automatisch. Nach Auswahl erscheinen darunter zusätzlich die hinterlegten E-Mail-, Datenpannen-Meldeformular- und Hinweis-Felder als Vorschau.
  • Auto-Vorschlag anhand PLZ: Sobald ein Hauptstandort mit PLZ angelegt ist, kennzeichnet die Plattform die zuständige Behörde mit einem „Vorschlag"-Badge. Über den Banner darüber lässt sich der Vorschlag mit einem Klick übernehmen.
  • Benutzerdefiniert: Letzte Karte mit gestricheltem Rand. Aktiviert Freitext-Felder für Name, Telefon und Website — sinnvoll z. B. für Mandanten im EU-Ausland oder wenn eine eigene Ansprechperson statt der Behörden-Hauptnummer gepflegt werden soll.
  • Edge-Cases: An Bundesland-Grenzen (z. B. zwischen Hessen und Bayern bei PLZ 63xxx, oder zwischen NRW und RLP bei PLZ 53xxx) kann der PLZ-Vorschlag knapp daneben liegen. Einfach die richtige Karte stattdessen anklicken.
• NIS2-Klassifizierung — Wesentlich (ab 50 MA), Wichtig (ab 50 MA in regulierten Sektoren), Nicht betroffen, Unklar.
• KRITIS-Relevanz — Ja/Nein/Unklar. Falls Ja, gelten zusätzliche Pflichten.
• Cyber-Versicherung Selbstbehalt — relevant für Eskalations-Entscheidungen.
• Drei Budget-Kennzahlen — Sofort verfügbares Budget für IT-Lead, Notfallbeauftragter, Geschäftsführung. Hilft im Ernstfall: wer darf was ohne Rückfrage spontan entscheiden.

Review-Zyklus

Unten im Profil legen Sie den Review-Zyklus in Monaten fest (Default 6). Das System erinnert nach Ablauf, dass das Handbuch geprüft werden sollte. Sobald jemand auf der Dashboard-Kachel „Review bestätigen" klickt, wird der Zähler zurückgesetzt.

Speichern

Änderungen werden mit „Speichern" unten auf der Seite übernommen. Jede Änderung landet automatisch im Audit-Log. Wenn Sie einen Tippfehler machen, sehen Sie ihn dort später nachvollziehbar.

Wer was sehen darf

Das Firmenprofil ist für alle Team-Mitglieder lesbar. Bearbeiten dürfen es Admin und Owner.

Praxis-Hinweis: Das Firmenprofil ist der einzige Bereich, der nur einmal pro Mandant existiert. Wenn Sie für mehrere Firmen arbeiten und die Daten unterschiedlich sind, brauchen Sie auch unterschiedliche Mandanten — siehe das Kapitel „Benutzer einladen".