Mitarbeiter

Was hier gepflegt wird

Mitarbeiter sind die Personen, die im Ernstfall greifbar sein müssen — als Krisenstab, als IT-Verantwortliche, als Erst-Hilfe oder schlicht als Person, die einen Anruf entgegennehmen kann.

Wichtig: hier sind alle Mitarbeiter gemeint, nicht nur App-Benutzer. Ein Geselle, der nicht in der App eingeloggt ist, gehört trotzdem in diese Liste — er hat eine Telefonnummer, eine Krisenrolle (vielleicht „Werkstatt-Kontakt") und steht im PDF-Handbuch.

Erreichbar über die Sidebar „Notfallhandbuch → Mitarbeiter".

Einen Mitarbeiter anlegen

Knopf „Neuer Mitarbeiter" öffnet eine eigene Bearbeitungsseite (kein Popup) — bei vielen Rollen oder Vorgesetzten haben Sie hier den Platz, den Sie brauchen. Bestehende Mitarbeiter bearbeiten Sie über das Drei-Punkte-Menü auf der Karte → „Bearbeiten" (öffnet dieselbe Seite, mit den Werten der Person vorbelegt). Pflichtangaben:

• Vor- und Nachname.

Empfohlen für jede Person:

• Funktion / Position — Geschäftsführung, Buchhaltung, Werkstattleiter, …
• Abteilung — Auswahl aus den Abteilungen, die Sie unter „Einrichtung → Abteilungen" angelegt haben. Wenn keine passende dabei ist: erst Abteilung anlegen, dann hier zuweisen. Wenn niemand zugewiesen werden soll, einfach „— Keine Abteilung —" wählen.
• Arbeitstelefon und Mobilnummer — beides angeben, falls vorhanden.
• E-Mail-Adresse — wichtig für Krisen-Mail-Versand.
• Standort — wo arbeitet die Person primär?
• Vorgesetzt von — eine oder mehrere andere Mitarbeiter. Mehrfach-Zuordnung ist gewollt: in vielen Betrieben gibt es einen fachlichen und einen disziplinarischen Vorgesetzten, oder eine Matrix-Organisation mit mehreren Linien. Wer niemandem unterstellt ist (z. B. Geschäftsführung), lässt das Feld leer.

Krisenrolle

Pro Mitarbeiter können Sie eine Krisenrolle festlegen:

• Geschäftsführung — endgültige Entscheidungen, Außenkommunikation.
• Notfallbeauftragte/r — koordiniert den Krisenstab.
• IT-Leitung — entscheidet technische Maßnahmen.
• Datenschutzbeauftragte/r — bewertet Meldepflicht nach DSGVO.
• Kommunikation — Mitarbeiter-Info, Presse, Kunden.

Außerdem ein Häkchen „ist Stellvertreter" — pro Rolle gibt es genau eine Hauptperson und beliebig viele Stellvertretungen. Im Ernstfall arbeitet das System die Liste von oben nach unten ab.

Schlüsselperson

Mitarbeiter können als Schlüsselperson markiert werden. Schlüsselpersonen erhalten Lesebestätigungs-Anfragen für jede neue Handbuch-Version — in regulierten Sektoren ist das oft Pflicht.

Notfall-Kontakt

Optional: ein privater Notfall-Kontakt (z. B. Familie). Wird nur in echten Notlagen verwendet und nicht in regulären Reports.

JSON-Export

Oben rechts neben „Neuer Mitarbeiter" sitzt der Button „JSON-Export". Klick darauf liefert eine Datei planb-mitarbeiter-{firma}-{datum}.json mit allen Mitarbeitern der aktuellen Firma — inklusive:

• Stammdaten (Name, Position, Telefonnummern, E-Mail, Notfall-Kontakt)
• Zuordnungen: Abteilung, Standort, Krisenrolle, Schlüsselperson-Flag
• Vorgesetzte und direkt unterstellte Mitarbeiter (mit ID und Klar-Namen)
• Rollen-Zuweisungen (welche Rollen-Eigentümer ist die Person)
• System-Zuweisungen mit RACI-Rolle und ggf. Notiz

Die Datei ist mit Klar-Namen aufgelöst — also auch ohne die Plattform inspizierbar (z. B. in einem Texteditor) oder weiterverarbeitbar (in Excel via JSON-Import, in einer eigenen Notfall-Datenbank, oder als Beleg an einen Auditor).

Hinweis: Für einen vollständigen, re-importierbaren Mandanten-Export gibt es zusätzlich das Mandanten-Archiv unter den Einstellungen.

Detail-Seite

Klick auf den Namen einer Karte (oder im Drei-Punkte-Menü auf „Details") öffnet die Detail-Seite einer Person. Sie zeigt — ohne Bearbeiten-Modus — alle erfassten Stammdaten, Kontaktwege, Vorgesetzten- und Unterstellungs-Beziehungen, Rollen-Zuordnungen mit Haupt/Vertretung und alle System-Zuweisungen mit Eigentumsrolle. Vorgesetzte und Unterstellte sind direkt verlinkt — Sie können sich so durch die Hierarchie klicken. Oben rechts sitzen die Aktionen Bearbeiten (führt auf die Bearbeitungsseite) und Löschen (mit Sicherheitsabfrage).

Beziehungen auf einen Blick

Jede Mitarbeiter-Karte zeigt unten zwei Zeilen, falls relevant:

• UNTERSTELLT — die Vorgesetzten dieser Person, getrennt durch „·". Bei Matrix-Organisation stehen mehrere Namen nebeneinander.
• VORGESETZT FÜR (n) — die direkt unterstellten Mitarbeiter, mit Anzahl in Klammern. Hilft, im Ernstfall sofort zu sehen: „wer berichtet an wen?".

Wer eine vollständige Visualisierung der gesamten Firma sehen will, wechselt in den Hierarchie-Tab oben.

Listen- und Hierarchie-Ansicht

Die Mitarbeiter-Übersicht hat oben einen Tab-Schalter zwischen zwei Darstellungen:

• Liste (Standard): Karten-Grid mit allen Mitarbeitern, alphabetisch aufsteigend nach Nachname sortiert. Namen werden im Format „Nachname, Vorname" angezeigt — so ist die Sortier-Reihenfolge auch beim Drüberlesen sofort nachvollziehbar. Mit Suche (Name, Rolle, E-Mail) und Abteilungs-Filter durchsuchbar.
• Hierarchie: grafisches Org-Chart der Vorgesetzten-Beziehungen, von oben nach unten gerichtet. Personen mit mehreren Vorgesetzten erscheinen einmal mit zwei Eingangs-Pfeilen — die Mehrfach-Zuordnung des Modells (fachlich + disziplinarisch, Matrix-Organisation) ist im Diagramm korrekt abgebildet. Beim Hover über einen Knoten leuchtet die gesamte Vorgesetzten-Kette nach oben (blau) und alle Unterstellten nach unten (gelb) auf — so sehen Sie auch in größeren Strukturen sofort: „Wer trägt für diese Person Verantwortung — und wofür ist diese Person verantwortlich?". Schlüsselpersonen sind gelb hinterlegt, Personen mit Krisenrolle rot. Klick auf einen Knoten öffnet rechts die Detail-Karte.

Mindestens drei Mitarbeiter

Die Onboarding-Prüfung verlangt mindestens drei Mitarbeiter. Das ist die untere Schwelle, ab der ein Notfallhandbuch sinnvoll ist — eine Person allein hat keinen Krisenstab.

Wer was sehen darf

Mitarbeiter sind für alle Team-Mitglieder lesbar. Bearbeiten dürfen sie Admin und Owner.

Privatdaten und DSGVO

Sie verarbeiten hier personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter. Achten Sie darauf:

• Rechtsgrundlage: meist § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz) — Erfassung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses.
• Speicherdauer: nach Ausscheiden zeitnah anonymisieren oder löschen.
• Information: Mitarbeiter müssen wissen, dass und wozu ihre Daten erfasst sind. Idealerweise schreiben Sie das in eine separate Beschäftigten-Datenschutzinformation.

Praxis-Hinweis: Pflegen Sie zumindest die fünf Pflichtrollen + deren Stellvertretungen plus die Geschäftsleitung. Andere Mitarbeiter können bei Bedarf nachgepflegt werden.