Notfallbetrieb

Was Notfallbetrieb / Ersatzprozesse sind

Notfallbetrieb ist die Art, wie das Unternehmen weiterarbeitet, wenn ein wichtiges System ausgefallen ist — bevor der Wiederanlauf den Normalzustand wiederherstellt. Ein Ersatzprozess ist eine konkrete Vorgehensweise dafür: meist mit reduzierter Kapazität, anderen Werkzeugen, anderen Verantwortlichen.

Klassische Beispiele:

• „Papier statt ERP" — Aufträge werden auf Lieferschein-Vordrucken erfasst, später nachgebucht.
• „Telefonkette statt E-Mail" — wenn das Mailsystem ausfällt, läuft die interne Abstimmung über eine zuvor festgelegte Telefonliste.
• „Bargeld statt Kartenterminal" — Ladenkasse wechselt auf reine Bargeld-Annahme.
• „Mobiles Hotspot-Büro" — Internet-Ausfall im Hauptsitz: Mitarbeiter arbeiten temporär über Mobilfunk-Hotspots oder im Home-Office.

Erreichbar über die Sidebar „Notfallhandbuch → Notfallbetrieb".

Abgrenzung zu „Notbetrieb / Ersatzprozess (Kurznotiz)" am System

In der System-Erfassung gibt es ein kurzes Feld Notbetrieb / Ersatzprozess — das ist eine systemspezifische Kurznotiz („Drucker manuell rebooten", „Cache-Server temporär abschalten"). Sie bleibt am System und ist gut für 1-zu-1-Hinweise.

Ein Ersatzprozess als eigene Entität ist anders: er kann

• mehrere Systeme gleichzeitig abdecken (z. B. „Papier-Lieferschein" ersetzt ERP + Lagerverwaltung + Etikettendruck),
• organisatorisch sein, ohne überhaupt an ein System gebunden zu sein („Telefonkette"),
• Verantwortliche, Auslöser, Dauer und Übergabe mitführen.

Die Faustregel: Kurznotiz für „dieses eine System macht nervt manchmal so", Ersatzprozess für „so läuft die Firma im Notfall weiter".

Einen Ersatzprozess anlegen

Knopf „Neuer Ersatzprozess". Pflichtangabe:

• Titel — z. B. „Papierbasierter Auftragsdurchlauf".

Empfohlen — das ist es, was den Eintrag im Ernstfall tragfähig macht:

• Beschreibung — Schritt für Schritt, was zu tun ist. Inkl. Kapazität: „30 % Durchsatz mit Papier statt ERP", „nur kritische Aufträge, keine Reklamationen".
• Auslöser — wann wird dieser Prozess aktiviert? z. B. „ERP länger als 2 Stunden nicht erreichbar". Klare Auslöser sparen Diskussion in der Krise.
• Verantwortliche Rolle / Person — wer entscheidet die Aktivierung und führt durch.
• Priorität — Hoch / Mittel / Niedrig. Bei zwei gleichzeitig möglichen Ersatzprozessen wird der mit höherer Priorität bevorzugt.
• Max. Dauer (Stunden) — wie lange darf dieser Ersatzbetrieb laufen, bevor eskaliert wird? Verhindert, dass aus einem Workaround ein Dauerzustand wird.
• Übergabe an Wiederanlauf — was muss nachgeholt werden, sobald das System wieder da ist? z. B. „Papierbelege ins ERP nachbuchen, Reklamationen aus Mappe abarbeiten". Ohne diese Notiz geht im Wiederanlauf Information verloren.
• Betroffene Systeme — welche Systeme deckt dieser Prozess ab? Mehrfachauswahl. Kann auch leer bleiben (rein organisatorischer Ablauf).

Einsatz im Ernstfall

Im Krisen-Cockpit oder im Wiederanlauf-Plan sieht der Notfallbeauftragte:

1. Welches System ist ausgefallen? → System-Detailseite öffnen.
2. Welche Ersatzprozesse sind dafür hinterlegt? → Badges am System zeigen direkt, wer welchen Ersatzbetrieb führt.
3. Aktivieren und protokollieren — die verantwortliche Rolle setzt den Ersatzprozess auf, die max. Dauer wird notiert.
4. Übergabe — sobald das System wieder läuft, werden die Übergabe-Notizen abgearbeitet, bevor der Ersatzprozess deaktiviert wird.

Querverweise

• Systeme — am System gibt es weiterhin die Kurznotiz fallback_process.
• Wiederanlauf — der Ersatzprozess überbrückt die Zeit bis der Wiederanlauf greift.
• Sofortmittel — physische Voraussetzungen (Papierformulare, Bargeld, Notebook-Pool), die ein Ersatzprozess braucht.
• Rollen — die verantwortliche Rolle eines Ersatzprozesses sollte in den Pflichtrollen oder einer eigenen Rolle hinterlegt sein.