Mandanten-Archiv
Vollständiger ZIP-Export für DSGVO-Auskunft und Datenrückgabe.
Worum es geht
Das Mandanten-Archiv ist ein vollständiger ZIP-Export aller Daten Ihres Mandanten. Anwendungsfälle:
- DSGVO-Auskunftsanfrage — wenn ein Mitarbeiter wissen will, welche Daten gespeichert sind.
- Datenrückgabe bei Vertragsende — wenn Sie zu einem anderen Anbieter wechseln.
- Backup vor riskanten Änderungen — bevor Sie z. B. eine große Reorganisation durchführen.
- Audit-Vorbereitung — alles, was der Auditor sehen will, in einem Download.
Erreichbar über die Sidebar „Einstellungen → System" (Admin only), Bereich „Daten-Export".
Inhalt des ZIPs
| Datei | Inhalt |
|---|---|
daten.json |
Alle Stammdaten (Mitarbeiter, Systeme, Aufgaben, Risiken, Lessons …) als strukturiertes JSON. |
audit-log.csv |
Komplette Aktivitäten-Historie als CSV. |
handbook-versions/*.pdf |
Alle revisionssicheren Handbuch-PDFs. |
README.txt |
Übersichts-Datei mit Stand, Mandantname und Inhaltsbeschreibung. |
Knopf finden
In den System-Settings unter dem Bereich „Daten-Export" sehen Sie zwei Knöpfe:
- „Vollständiges Archiv (ZIP)" — der Komplett-Export.
- „Backup herunterladen" — nur die Daten als JSON, ohne PDFs und Audit-Log.
Beides führt zu einem direkten Download im Browser.
Größe und Dauer
- Bei kleinen Mandanten (10 Mitarbeiter, 15 Systeme) ist das ZIP unter 5 MB und in wenigen Sekunden fertig.
- Bei großen Mandanten mit vielen Handbuch-Versionen und PDFs kann es 50+ MB werden und 30 Sekunden dauern.
Während der Erzeugung blockiert der Browser-Tab — Sie sehen das durch den Download-Indikator unten.
DSGVO-Aspekt
Wenn ein Mitarbeiter eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangt, können Sie ihm das ZIP geben. Es enthält alle personenbezogenen Daten, die Sie zu ihm gespeichert haben (Mitarbeiter-Eintrag, Krisenrolle, Audit-Spur seiner Anmeldungen).
Achtung: das ZIP enthält alle Mandanten-Daten, nicht nur die einer einzigen Person. Wenn Sie nur die einer Person liefern wollen, müssen Sie das JSON nachträglich filtern.
Wer das tun darf
Nur Admin und Owner.
Sicherheit
Das ZIP ist eine sensible Datei — alle Mitarbeiter-Daten, alle Versicherungen, alle Vertragsnummern. Bewahren Sie es im Tresor oder verschlüsselt auf, nicht offen auf dem USB-Stick.
Praxis-Hinweis: Erzeugen Sie vor jeder größeren Reorganisation ein Archiv. Wenn etwas schiefgeht, haben Sie den Stand vor dem Eingriff.