PDF-Export
Revisionssichere PDFs mit SHA-256-Hash, Wappen und Footer.
Wofür der PDF-Export
Im Ernstfall sind oft die App, die Cloud, das Internet nicht erreichbar — gerade dann brauchen Sie das Handbuch. Das PDF ist die offline-taugliche Variante: gedruckt im Schrank, auf dem Laptop, am USB-Stick.
Wann ein PDF erzeugt wird
- Bei Freigabe einer Handbuch-Version (sofern Auto-PDF aktiviert) — siehe „Handbuch-Versionen".
- Manuell über den Knopf „PDF jetzt erzeugen" auf der Versions-Karte.
Was im PDF steht
In strukturierten Sektionen:
- Deckblatt mit Firmenname, Stand-Datum, Versionsnummer.
- Zusammenfassung (Notfall-Quick-Card mit Pflichtrollen-Telefonen).
- Firma und Standorte.
- Krisenstab mit allen Pflichtrollen.
- Mitarbeiter mit Kontaktdaten.
- Dienstleister mit Hotlines.
- Systeme gruppiert nach Kategorie und Notfall-Level, mit RTO/RPO/Eigentümer.
- Wiederanlauf-Reihenfolge als Tabelle.
- Szenarien mit Schritt-Listen.
- Kommunikations-Vorlagen.
- Sofortmittel.
- Versicherungen (nur in Admin-PDF).
- Audit-Auszug der letzten 30 Tage.
Revisionssicherheit
Jedes PDF wird mit einem SHA-256-Hash signiert, der im Footer steht. Wenn jemand das PDF nachträglich verändert, ändert sich der Hash. So ist nachweisbar, dass das in der Akte abgelegte PDF unverändert ist.
Die Hash-Anzeige im Footer kann pro Mandant abgeschaltet werden (System-Settings → SHA-256 im PDF-Footer).
Papierformat
System-Settings erlauben die Wahl zwischen:
- A4 (Standard in Deutschland).
- US Letter (für US-Kunden mit eigenen Druckern).
Wer das PDF herunterladen darf
Im Anwendungs-Modus: nur Admin und Owner. Wenn das PDF über einen Freigabelink geteilt wurde, kann auch ein externer Auditor es ohne App-Konto sehen — bis der Link abläuft oder widerrufen wird.
Drucken oder digital
Beides ist sinnvoll:
- Gedruckt im Server-Raum, beim Notfallbeauftragten zu Hause, im Schließfach.
- Digital auf dem privaten Smartphone des Notfallbeauftragten.
Praxis-Hinweis: Ein 80-seitiges PDF lesen Sie im Ernstfall nicht — die ersten 5 Seiten (Deckblatt, Zusammenfassung, Krisenstab) sollten alles Wichtige enthalten. Die App ist darauf ausgelegt.