Kommunikations-Vorlagen

Wozu Vorlagen

Im Ernstfall bleibt keine Zeit zum Texten. Die Vorlagen sind vorgefertigte Anschreiben für die typischen Situationen — Mitarbeiter informieren, Kunden vorwarnen, Behörden melden, Versicherer alarmieren. Sie können sie kopieren und mit zwei Klicks rausschicken.

Erreichbar über die Sidebar „Ernstfall → Vorlagen" (Admin only).

Eine Vorlage anlegen

Knopf „Neue Vorlage". Pflichtangaben:

• Name — z. B. „Mitarbeiter-Information bei Cyberangriff".
• Zielgruppe — Mitarbeiter, Kunden, Behörden, Versicherer, Sonstige.
• Kanal — E-Mail, SMS, Telefon, Messenger, Aushang, Intranet, Slack, Microsoft Teams.
• Inhalt — der Text.

Optional:

• Betreff (bei E-Mail / Aushang).
• Bezug zu einem Szenario — die Vorlage wird dann beim entsprechenden Szenario-Lauf vorgeschlagen.
• Notfall-Fallback — was tun, wenn der Hauptkanal ausgefallen ist? Z. B. „bei E-Mail-Ausfall: SMS-Liste, dann Telefon-Kette".

Platzhalter

Im Text können Sie Platzhalter verwenden, die beim Versand automatisch ersetzt werden:

• {{firma}} — Firmenname.
• {{ansprechpartner}} — primärer Ansprechpartner aus dem Mitarbeiter-Bereich.
• {{datum}} — heutiges Datum.
• {{zeitpunkt}} — aktueller Zeitstempel.

Beispiel: „Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant, am {{datum}} hat ein IT-Sicherheitsvorfall die Systeme von {{firma}} betroffen …"

Versand-Wege

Je nach Kanal:

• E-Mail: Versand-Modal mit Empfänger-Auswahl (alle Mitarbeiter mit E-Mail). Versand über die hinterlegte Mail-Konfiguration. Audit-Spur pro Empfänger.
• SMS: Versand-Modal mit Empfänger-Auswahl (alle Mitarbeiter mit Mobilnummer). Versand über den konfigurierten SMS-Provider. Audit-Spur pro Empfänger.
• Slack / Microsoft Teams: Versand an den hinterlegten Channel-Webhook. Genau ein „Empfänger" (der Channel), Audit pro Versand.
• Telefon, Messenger, Aushang, Intranet: kein direkter Versand aus der App — der Inhalt ist als Vorlage zum Kopieren gedacht.

Slack- und Teams-Webhook-URLs werden in den System-Settings pro Mandant gepflegt.

Versand-Historie

Pro Vorlage gibt es im Kontextmenü „Versand-Historie". Sie sehen alle vergangenen Versendungen mit:

• Zeitstempel.
• Wer hat versendet.
• Wie viele Empfänger.
• Erfolgreich / Fehlgeschlagen.

So ist nachweisbar: „Am 14. Mai um 9:32 Uhr wurden 28 Mitarbeiter per Mail informiert".

Vorschau

Vor dem Versand können Sie eine Vorschau anschauen — alle Platzhalter sind dann schon ersetzt.

Wer was sehen darf

Vorlagen sind nur für Admin und Owner sichtbar.

Praxis-Hinweis: Pflegen Sie mindestens drei Vorlagen pro Notlage (Mitarbeiter, Kunden, Behörden) — das gilt als Compliance-Pflicht und ist im Compliance-Score gewichtet.