Vorfälle und Meldepflichten
Vorfall melden, Fristen einhalten (DSGVO 72h, NIS2, Versicherung).
Worum es geht
Wenn etwas passiert ist — Cyberangriff, Datenpanne, Systemausfall — ticken oft Uhren, von denen Sie wissen müssen. Konkret:
- DSGVO Art. 33 — bei Datenpannen 72 Stunden Meldefrist an die Aufsichtsbehörde.
- NIS2 Art. 23 — Frühwarnung binnen 24h, Vorfall-Meldung binnen 72h, Abschlussbericht binnen 1 Monat.
- Cyber-Versicherung — meist binnen 24h zu informieren, sonst kann der Schutz erlöschen.
- Mitarbeiter-Information — wenn personenbezogene Daten betroffen, müssen Betroffene benachrichtigt werden (Art. 34 DSGVO).
Erreichbar über die Sidebar „Ernstfall → Meldepflichten".
Vorfall melden
Knopf „Vorfall melden" oben rechts. Pflichtangaben:
- Kurzbezeichnung — z. B. „Ransomware-Vorfall Buchhaltung".
- Art des Vorfalls — Datenpanne, Cyberangriff, Systemausfall, sonstiges.
- Zeitpunkt der Kenntnisnahme — wichtig: nicht „wann passiert", sondern „wann gemerkt". Davon ausgehend ticken die Uhren.
Optional:
- Lagebeschreibung — was wir bisher wissen.
Was nach dem Speichern passiert
Das System errechnet aus dem Vorfalls-Typ automatisch die zutreffenden Pflichtmeldungen und legt für jede einen Eintrag mit Countdown an. Beispiel bei „Cyberangriff":
| Pflicht | Frist | Status |
|---|---|---|
| DSGVO-Meldung Aufsichtsbehörde | 72:00 Stunden | offen |
| NIS2-Frühwarnung | 24:00 Stunden | offen |
| NIS2-Erstmeldung | 72:00 Stunden | offen |
| Cyber-Versicherung | 24:00 Stunden | offen |
| Mitarbeiter-Information | — | offen |
Pro Pflicht zeigt der Countdown live, wieviel Zeit noch bleibt.
Eine Pflicht abhaken
Klick auf den Eintrag öffnet das Modal. Sie tragen ein:
- Wer hat gemeldet (Name).
- Wann (Datum/Zeit).
- Was wurde gemeldet (Notiz).
- Beleg (Mailadresse, Aktenzeichen, Referenz).
Speichern → die Pflicht ist erledigt, der Countdown stoppt, im Audit-Log nachvollziehbar.
Vorlagen und Anschreiben
Im Bereich „Kommunikations-Vorlagen" sind passende Texte vorgefertigt — DSGVO-Anschreiben, Versicherungs-Schadensanzeige, Mitarbeiter-Information. Sie kopieren sie mit zwei Klicks oder versenden direkt aus der App.
Zusammenhang mit Szenario-Lauf
Wenn Sie einen Szenario-Lauf als „echte Lage" starten, können Sie ihn mit einem Vorfall verknüpfen — alle Schritte und alle Pflichten landen unter demselben Vorgang. Das ist sauber für die spätere Auswertung.
Wer was sehen darf
Vorfälle sind für alle Team-Mitglieder lesbar. Anlegen und bearbeiten dürfen alle. Löschen darf nur Admin und Owner.
Praxis-Hinweis: Bei Datenpannen lieber früh und vorläufig melden als spät. Aufsichtsbehörden honorieren Transparenz; Verschleppung wird bestraft.