Handbuch-Versionen

Was eine Handbuch-Version ist

Eine Handbuch-Version ist ein eingefrorener Schnappschuss aller Stammdaten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wenn Sie heute eine Version 1.0 anlegen und später Mitarbeiter ändern, bleibt die 1.0 unverändert — sie ist und bleibt der Stand vom Anlage-Tag.

Erreichbar über die Sidebar „Team & Freigaben → Versionshistorie" (Admin only).

Eine Version anlegen

Knopf „Neue Version". Pflichtangaben:

• Versionsnummer — z. B. „1.0", „1.1", „2.0". Wir empfehlen Semantic Versioning: MAJOR.MINOR.
• Stand — das Datum, das im PDF als „Stand:" erscheint.
• Erstellt durch — Mitarbeiter aus der Liste.
• Änderungs-Grund — kurzer Text, was sich seit der letzten Version geändert hat. Pflicht.

Speichern → die Version ist angelegt, aber noch nicht freigegeben.

Freigabe (Approval)

Eine angelegte Version ist erst „in Arbeit". Damit sie offiziell zählt, klicken Sie „Freigeben":

• Freigegeben durch — wer hat genehmigt? (typischerweise Geschäftsführung oder Notfallbeauftragte).
• Freigegeben am — Datum.

Erst nach Freigabe:

• Wird das PDF erzeugt (sofern automatisches PDF aktiviert ist).
• Erscheint die Version in der Lesebestätigungs-Liste.
• Wird sie für Lessons-Learned-Verknüpfungen sichtbar.

PDF-Erzeugung

Sobald die Version freigegeben ist, erzeugt das System automatisch ein revisionssicheres PDF mit:

• Wappen / Logo (falls Branding gesetzt).
• Stand-Datum.
• Allen Pflicht-Sektionen (Firma, Standorte, Mitarbeiter, Rollen, Dienstleister, Systeme, Szenarien …).
• SHA-256-Hash im Footer als Revisionsanker.

Das PDF ist über den „PDF herunterladen"-Knopf in der Versionsliste erreichbar.

Die automatische Erzeugung kann pro Mandant abgeschaltet werden (System-Settings → Auto-PDF), dann muss manuell auf „PDF jetzt erzeugen" geklickt werden.

Lesebestätigungen

Nach Freigabe können Sie Mitarbeiter (insbesondere Schlüsselpersonen) bitten, die neue Version zu lesen und zu bestätigen. Die Bestätigungs-Liste:

• Zeigt pro Mitarbeiter: hat bestätigt / hat nicht bestätigt.
• Erlaubt manuelle Bestätigung durch den Admin (z. B. wenn jemand offline gelesen hat).

Compliance-Score: für regulierte Sektoren ist 100 % Lesebestätigung Pflicht.

Versionsverlauf

In der Versionshistorie sehen Sie alle Versionen, die freigegebenen mit grünem Badge. Sie können jede frühere Version als PDF herunterladen — wichtig für Audits („Welcher Stand war zum Zeitpunkt X gültig?").

Wer was sehen darf

Versionsverwaltung ist nur für Admin und Owner sichtbar.

Praxis-Hinweis: Geben Sie mindestens einmal pro Jahr eine neue Version frei, auch wenn sich wenig geändert hat. Ein altes Handbuch ist im Audit-Kontext fast wertlos.