Freigabelinks

Wozu Freigabelinks

Manchmal soll jemand das Notfallhandbuch sehen, ohne ein Konto zu haben — der Wirtschaftsprüfer, der IT-Auditor, der Versicherungsmakler. Ein Freigabelink ist eine read-only-URL mit Ablauf, die Sie ohne weitere Authentifizierung teilen können.

Erreichbar über die Sidebar „Team & Freigaben → Freigabelinks" (Admin only).

Einen Link anlegen

Knopf „Neuer Freigabelink". Pflichtangaben:

• Bezeichnung — z. B. „Wirtschaftsprüfer Q2/2026" oder „IT-Audit Allianz".
• Gültig bis — Datum, ab dem der Link nicht mehr funktioniert.

Optional:

• Versions-Bezug — falls Sie eine konkrete Handbuch-Version teilen, die nicht die aktuellste ist.

Beim Speichern wird ein Token generiert. Die vollständige URL sieht aus: https://app.example.com/shared-handbook/abc123…

URL teilen

Auf der Liste pro Link ein Kopier-Knopf. Klick legt die URL in die Zwischenablage. Sie verschicken sie dann selbst per Mail oder Whatsapp.

Was der Empfänger sieht

Bei Klick auf den Link öffnet sich das Notfallhandbuch als Print-Vorschau (HTML-Version, inhaltsgleich zum PDF):

• Firma, Standorte, Mitarbeiter, Rollen, Dienstleister, Systeme, Szenarien.
• Read-only — keine Knöpfe zum Bearbeiten.

Versicherungs-Daten und persönliche Notfall-Kontakte werden nicht geteilt — auch wenn der Link aktiv ist.

Widerrufen

Pro Link gibt es einen „Widerrufen"-Knopf. Klick setzt den Status auf „widerrufen", der Link funktioniert sofort nicht mehr (Empfänger sieht „Link nicht mehr aktiv").

Statistik

Pro Link werden Zugriffe gezählt:

• Letzter Zugriff — Datum und Uhrzeit.
• Anzahl Zugriffe — Counter.

So sehen Sie, ob der Auditor den Link überhaupt geöffnet hat.

Lebensdauer

Standard-Lebensdauer ist 30 Tage (System-Setting), kann beim Anlegen überschrieben werden. Maximum: 365 Tage.

Wer einen Link anlegen darf

Nur Admin und Owner.

Sicherheit

Der Token in der URL ist 64 Zeichen lang und kryptographisch zufällig — praktisch nicht erratbar. Trotzdem: behandeln Sie die URL wie ein Kennwort und teilen Sie sie nicht öffentlich.

Praxis-Hinweis: Setzen Sie die Gültigkeit lieber auf 14 Tage als auf 90. Wenn der Auditor länger braucht, verlängern Sie einfach — Sie haben die Kontrolle.